Licence pour XLGL

novembre 25, 2009

Nous avons reçu plusieurs questions dernièrement sur la licence XLGL et sur les renouvellements/mises-à-jour, alors j’ai cru bon d’y répondre ici.

La première chose à savoir est que lors de l’achat de XLGL vous obtenez un numéro de série. Associé à ce numéro de série est une date d’expiration. Le numéro de série vous donne le droit d’utiliser toutes versions de XLGL produite avant date d’expiration. Il vous donne aussi accès au soutien technique jusqu’à la même date.

Une fois la date d’expiration atteinte, vous pouvez toujours utiliser XLGL. La seule chose qui change est que vous n’avez plus accès aux nouvelles version de XLGL.

Vous n’avez jamais à payer pour une mise-à-jour particulière de XLGL. Soit votre plan de mise-à-jour et de soutien technique est valide, soit il ne l’est pas. S’il l’est, vous pouvez télécharger et installer à volonté. Sinon, vous devez renouveler.

Au moment de cet écrit, le renouvellement est de 199$ pour une année d’accès aux mises-à-jour et au soutien technique. Ce prix est pour un numéro de série, indépendamment du nombre de licence installée associées avec lui. Que vous ayez une licence pour un ordinateur ou pour 5 ordinateurs, vous payez un maximum de 199$.

En parlant de licences installées, XLGL peut être installé sur un ordinateur plus soit un ordinateur à la maison, soit un ordinateur portable, pour un total de deux installations. Des licences additionnelles peuvent être achetées et associées au même numéro de série à un prix réduit (99$ présentement).

Après soit votre achat initial ou votre renouvellement, vous devez activer XLGL pour le synchroniser avec notre base de données d’activation. XLGL vous demandera peut-être pour activer ou vous devrez activer manuellement en passant par XLGL > À propos… et en cliquant le bouton Activer.

Y a-t-il d’autres questions sur les licences ou l’activation? S.V.P., laissez-le moi savoir.

Pierre Alain

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Publié par Pierre Alain Carrier

Résoudre les problèmes

novembre 18, 2009

Maintenant que XLGL 3.0 est disponible, je pense qu’il est temps de prendre un moment pour voir comment résoudre les problèmes d’ordre général avec XLGL et de vous donner une liste de ressources pour vous aider.

Environ 50% des demandes de soutien peuvent être solutionnées en faisant une mise-à-jour de votre système. XLGL est lié à Excel et s’exécute sur Windows. Premièrement, assurez-vous d’utiliser des Logiciels originaux et installez les mises-à-jour les plus récentes ainsi que les Service Packs pour Windows et Excel.

Ensuite, bien sûr, avoir la version la plus récente de XLGL aide beaucoup. Nous l’améliorons constamment et produisons des mises-à-jour selon le besoin, gratuites pour tous ceux avec un abonnement valide au soutien technique. Ces mises-à-jour ajoutent de nouvelles fonctionnalités, mais résolvent aussi des bogues en plus de supporter les nouveautés dans Excel et Simple Comptable.

Vous pouvez voir la version de XLGL dans Excel, sous  XLGL > À propos… Vous pouvez aussi exécuter XLGL > Vérifier pour des mises-à-jour pour voir si une mise-à-jour est disponible et la télécharger.

Et si ça ne résous pas le problème? Quand XLGL génère une exception, vous pouvez nous envoyer le rapport d’erreur, avec vos commentaires. Ce processus est anonyme, alors si vous voulez être contacté, veuillez inclure votre courriel.

Utilisez XLGL Soutien Technique pour faire une requête de soutien technique. Des détails techniques seront inclus dans votre courriel tel que la version de XLGL et la version de Excel que vous utilisez et peuvent nous aider à résoudre le problème plus rapidement. Le courriel peux inclure des saisis d’écran, des chiffriers, une copie de sauvegarde de vos données Simple Comptable ou tout autre fichier que vous jugez nécessaire. Trop d’information est mieux que pas assez.

support@logicimtech.com est l’adresse courriel à utiliser si vous n’avez pas accès à XLGL pour une quelconque raison.

Le fichier d’aide inclus avec XLGL peut aussi vous aider à résoudre les problèmes, tout en vous enseignant de nouvelles choses sur XLGL.

Ce blogue ainsi que celui en anglais fournissent continuellement des informations à jour et des solutions pour XLGL.

Jetez un coup d’œil à Twitter (ici en anglais) pour les dernières nouvelles et alertes.

Allez à notre site web pour des exemples, des tutoriels et d’autres informations.

Ai-je oublié quelque chose?

Pierre Alain

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Publié par Pierre Alain Carrier

La famille XData

août 21, 2009

Aujourd’hui, j’aimerais présenter la nouvelle famille de fonction XData. Quoique ces fonctions seront perfectionnées et utilisées plus tard dans certain outils de haut niveau, elles peuvent être mises à profit immédiatement par les utilisateurs avancés pour retrouver n’importe qu’elle données de la base de données.

XData, XDataLookup et XDataCondition ont été introduite dans la version 2.9.9 de XLGL. XData est utilisée pour retrouver des données d’une table de la base de données. Par exemple:

=XData("tCustomr", "sName", 1)

retournera le nom du premier client de la base de données. Le nom du champ peut être remplacé par un expression, comme:

=XData("tCustomr", "SUBSTRING(sName, 1, 5)+'.'", 1)

qui retournera les 5 premiers caractères du nom du client suivit d’un point (.). Les fonctions d’agrégat peuvent aussi être utilisées. Par exemple:

=XData("tCustomr", "COUNT(sName)")

retournera le number de client dans la table.

Vous avez sans doute remarqué que le troisième argument de la fonction correspond à l’index de l’enregistrement de la table que nous voulons accéder. La plupart du temps, nous ne connaissons pas l’index de la ligne désirée. C’est ici que XDataLookup et XDataCondition entrent en jeu.

=XDataLookup("tCustomr", "sName", "Ashburton Reinforcing")

retournera l’index du client nommé Ashburton Reinforcing, qui peut ensuite être utilise dans la function XData pour retrouver d’autres informations sur ce client:

=XData("tCustomr", "sCity", XDataLookup("tCustomr", "sName", "Ashburton Reinforcing"))

Évidemment, vous pouvez placer chaque fonction dans sa propre cellule et référer aux cellules désirées.

Parfois XDataLookup retournera plus d’un index. Par exemple:

=XDataLookup("tCustomr", "sCity", "Richmond")

retournera les index de tous les clients qui demeurent à Richmond. Il est possible d’en obtenir le nombre en utilisant:

=XData("tCustomr", "COUNT(sName)", XDataLookup("tCustomr", "sCity", "Richmond"))

XDataCondition retourne les index de la même manière mais en utilisant une condition sur mesure. Par exemple:

=XDataCondition("tCustomr", "sName LIKE 'A*'")

retournera les index de tous les clients don’t le nom commence par A.

Dans un billet futur, nous regarderons comment utiliser les fonctions de la famille XData pour créer vos propres fonctions.

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Publié par Pierre Alain Carrier

XLGL et VBA

août 13, 2009

Une question que nous recevons de plus en plus souvent est: Est-ce que les fonctions XLGL peuvent être appelé à partir de VBA((Visual Basic for Application). La réponse est Oui.

Ce sujet est avancé et, si vous n’êtes pas familier avec VBA, vous pourriez être tenté de la sauter. Toutefois, connaître un peu de VBA peut vous faire sauver des efforts inutiles passés sur des taches répétitives. Nous parlerons de plus en plus de XLGL et VBA, particulièrement de l’habilité à créer vos propres fonctions.

Quoique XLGL ne soit pas totallement implémenté en VBA, il demeure possible d’appeler n’importe quelle fonction en utilisant Application.Run. Par exemple :

Amount = Application.Run("XGL", "1020")

retournera dans la variable Amount, le solde courrant du compte 1020.

Le premier paramètre de Application.Run est toujours le nom de la fonction suivi des paramètres que vous fournissez.

Les commandes du menu peuvent aussi être appelées de la même façon. Par exemple, pour recalculer le chiffrier en utilisant la commande Recalculer de XLGL :

Application.Run "XLGL__Recalculate"

Pour rafraichir:

Application.Run "XLGL__Refresh"

Ceci devrait vous donner un bon depart sur l’utilisation de XLGL avec VBA. Dans le futur, nous regarderons la possibilité de créer des fonctions sur mesure et répondrons à toutes questions reçues sur le sujet.

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Publié par Pierre Alain Carrier

Enregistrer XLGL dans Excel

juillet 29, 2009

Pour une raison ou une autre, soit après l’installtion ou plus tard, le menu XLGL pourrait ne pas apparaître dans Excel. En fait, le complément n’est pas chargé et il est impossible de mettre à jour vos rapports. Ceci peut être causé par une mise-à-jour ou un programme antivirus ou autre.

Heureusement, la réparation est facile. Voici les étapes à suivre pour Excel 2000-2003 et ensuite pour Excel 2007.

Excel 2000-2003

1-Dans le menu Excel, cliquez Outils, puis Macros complémentaires.

2-Cochez la case pour XLGL et cliquez OK.

Excel 2007

1-Cliquez le bouton Office. (le gros bouton rond en haut à gauche)

2-Cliquez Options Excel (au bas de la fenêtre)

3-Choisissez Compléments du côté gauche.

4-Au bas de la fenêtre, cliquez Atteindre…

5-Cochez la case pour XLGL et cliquez OK.

Dans le cas où XLGL ne serait pas dans la liste, cliquez Parcourir… et retrouver le fichier XLGL.XLL dans le dossier d’installation. Si vous ne l’avez pas changé à l’installation, se sera :

C:\Program Files\Logicim inc.\XLGL\XLGL.XLL

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Publié par Pierre Alain Carrier

Rapports financiers #3

février 18, 2009

Voici la dernière entrée de cette série sur les éléments de base de la création de rapports financiers avec XLGL. À ce jour, nous avons vu comment importer des données financières en utilisant les fonctions XGLP(P pour Période) et XGL (pour obtenir un solde à une date donnée). Aujourd’hui, nous verrons comment obtenir les montants budgétés au GL.

Le nom de la fonction est XGLBudgets et elle fonctionne comme XGLP. Voici quelques exemples:

=XGLBudgets(4010, “juillet”)

retournera le montant du budget assigné au compte 4010 en juillet de l’année financière courante.

=XGLBudgets(“5010, 5020″, “Premier trimestre”, “Deuxième Trimestre”, “0100″)

retournera le montant total des budgets assignés aux comptes 5010 et 5020, ainsi qu’à la division 0100, entre le premier jour du premier trimestre et le dernier jour du deuxième trimestre de l’année financière courante.

Cette fonction peut être créée en utilisant la console XLGL ou en utilisant l’assistant d’insertion de fonction de Excel tel qu’expliqué dans Rapports financiers #1.

Comme vous devez le savoir, Simple Comptable requière que vous définissiez la période budgétaire de votre compagnie: Mensuelle, Bimensuelle, Trimestrielle, etc. Dans vos rapports XLGL, vous n’êtes pas tenu de vous en tenir à cette période. Par exemple, si vos budgets son mensuel, vous pouvez quand même utiliser la fonction:

=XGLBudgets(4010, “Premier trimestre”)

Dans ce cas, XLGL additionnera simplement les budgets des trois premiers mois de l’année et retournera le résultat.

Que se passera-t-il si votre situation est l’opposée? Vous utilisez des budgets Trimestriels dans Simple Comptable et les voulez Mensuels dans votre rapport, tel que:

 =XGLBudgets(4010, “Juillet”)

Par défaut, XLGL utilise l’interpolation linéaire pour calculer les budgets. Dans ce cas, XLGL retournera le montant proportionnel pour Juillet. Notez que ce montant ne sera pas exactement le tiers du budget parce que XLGL interpole sur une base journalière. Comme  le mois de juillet a 31 jours, il aura un plus gros budget que Septembre, par exemple.

En plus de l’interpolation linéaire, vous pouvez décider de forcer vers le haut ou vers le bas la valeur retournée, c’est-à-dire retourner le montant complet quand une partie de la période est présente ou seulement quand la période complète est présente, ou utiliser l’interpolation cubique. L’interpolation cubique tient compte des budgets précédents et suivants la période courante pour calculer une accélération ou une décélération et retourné une évaluation plus précise.

En somme, la fonction XGLBudgets couvre tous les scénarios facilement. Bien que nous n’en ayons pas parlé, elle couvre aussi les cas de budget par projet.

Avez-vous une situation budgétaire complexe? Voulez-vous en savoir plus sur les budgets par projet? Laissez-nous le savoir!

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Publié par Pierre Alain Carrier

Rapports financiers #2

janvier 21, 2009

La dernière fois, nous avons vu qu’en utilisant la fonction XGLP nous pouvons obtenir n’importe quel montant du GL relié ou non à un autre module. Une chose que XGLP ne retournera pas est le solde d’un compte.

Avec XGLP, il est possible de laisser le début de la période vide et d’entrer une date seulement pour la fin de la période pour obtenir un pseudo-solde. Ce n’est pas un vrai solde parce que le montant ne tient pas compte des soldes de départ. XLGL additionne seulement les montants des transactions, et non les soldes de départ pour les comptes/divisions.

Vous pouvez quand même utiliser la méthode si haut pour obtenir le solde d’un projet, ou d’un fournisseur, mais lorsqu’il vous faut le solde exact d’un compte ou d’un compte-division, vous devez utiliser XGL.

XGL est très similaire à XGLP, avec seulement quelque paramètre en moins. Voici un exemple:

=XGL(1020, “31/12/2008″, “0100″)

retournera le solde pour le compte 1020, division 0100 au 31 décembre 2008. XGL prend seulement une date comme il ne retourne qu’un solde. XGL prendra votre solde de départ et additionnera les montants des transactions jusqu’à la date demandée.

Vous utiliserez cette fonction pour faire un bilan par exemple.

Il nous une chose à voir concernant le GL: les budgets. La prochaine fois, nous jetterons un coup d’oeil à la nouvelle fonction XGLBudgets et son utlisation pour le GL.

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Publié par Pierre Alain Carrier

Rapports financiers #1

janvier 13, 2009

XLGL worksheet function

Quand vous faites un rapport financier, vous voulez généralement voir certain montant provenant du Grand Livre (GL) sur une période donnée ou à une certaine date.

Avec des outils traditionnels tel que Crystal Report ou Ms Query, vous auriez besoin de créer une requête sur mesure en utilisant un assortiment de tables. Ceci peu devenir très complexe même lorsque vous n’utilisez ni Division ni projet.

Quoique XLGL dispose aussi de ce type d’outils, il offre une alternative intéressante, à la fois facile d’utilisation et plus flexible: la fonction de feuille de calcul.

Une fonction XLGL est une fonction de feuille Excel régulière. Elle prend des paramètres, effectue des calculs et retourne un résultat dans une cellule. La seule différence est que la fonction XLGL obtiendra les données nécessaires à ses calculs directement de votre fichier Simple Comptable.

Par exemple, taper la formula suivante dans une cellule:

=XGLP(4010, “Aout”)

retournera le montant de toutes les transactions du compte 4010 effectué dans le mois d’aout de l’année financière courante. Évidemment, le numéro de compte et la période peuvent être obtenus d’autres cellules référencées par votre fonction:

=XGLP($A4,$ C$1)

Bien que vous puissiez apprendre le nom des fonctions et de leurs paramètres, XLGL offre une interface intégré à Excel facile d’utilisation. Vous pouvez glisser une fonction, la déposer dans une cellule, spécifié les arguments avec un assistant pratique et copier la formule à d’autre partie de votre feuille de calcul.

 Function Wizard

Les vidéos suivantes donne un exemple d’un état des résultats bâtit de cette façon:

http://www.logicimtech.com/learnxlgl.aspx?lang=fr

Voici d’autres exemples d’utilisation de la fonction XGLP:

=XGLP(“Produits”, “Aout”, “Décembre”, “0100″)

retournera le montant total des revenu dans le département 0100 pour les transactions faites entre aout et décembre.

=XGLP(“5010, 5020″, “Premier Trimestre”,,,”ACME Novelty Ltd.”)

retournera les achats fait chez ACME Novelty Ltd. dans les comptes 5010 et 5020 durant le premier trimestre de l’année financière courante.

Bien sûr, la puissance des fonctions se manifeste encore plus lorsqu’elles sont utilisées dans un rapport terminé (voir la vidéo plus haut). Il s’agit alors de changer la période et tous les montants se mettent à jour rapidement.

La prochaine fois, nous continuerons notre visite des rapports financiers avec une autre fonction nous permettant d’obtenir le solde d’un compte.

Existe-t-il un type de rapport financier que vous ne croyez pas être capable de faire avec cette méthode? Dites-le nous!

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Publié par Pierre Alain Carrier

Joyeux Noël

décembre 25, 2008

Joyeux Noël et bonne année à tous!

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Publié par Pierre Alain Carrier

Qu’est-ce que XLGL?

décembre 16, 2008

Écran XLGL

Qu’est-ce donc que XLGL et, encore plus important, que peut-il faire pour vous?

Techniquement parlant, XLGL est un complément pour Excel, un logiciel qui s’intègre à Excel et augmente ses fonctionnalités. XLGL crée un pont entre Excel et Simple Comptable à la fois plus facile à utiliser et plus puissant que MS Query ou d’autre outil d’import/export.

En terme plus simple, XLGL vous aide à produire vos rapports pour Simple Comptable en utilisant Microsoft Excel.

La plus part des gens auxquels j’ai parlé dans le monde comptable utilise Excel pour produire leur rapport, analyses, prévisions et autres mots que je ne comprends pas très bien :-)  À un certain point, vous aurez besoin de données provenant de Simple Comptable. Le solde d’un compte, une liste de projets, un numéro de téléphone?

Si vous créez des états financiers, vous aurez besoin de plusieurs données provenant de Simple Comptable, et vous chercherez à les organiser d’une certaine façon. Même chose pour un rapport d’inventaire ou un rapport de ventes. Peut-être ne voulez-vous que vos ventes totales pour la période? Peu importe ce que c’est, XLGL l’obtiendra pour vous, avec l’aide de fonctions et de listes facile à utiliser qui sont autant flexibles que puissantes.

Comme la plupart des gens utilisent XLGL pour leurs rapports financiers, dans ma prochaine entrée je prendrais le temps de montrer comment rapporter ces nombres en utilisant XLGL. Une fonction simple.

Comment faites-vous vos rapports avec Excel? À la main? Copier/coller? Importation? Laissez-nous savoir.

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Publié par Pierre Alain Carrier

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