Dans les derniers mois, nous avons reçu de plus en plus de questions sur les Tableaux croisés dynamiques de Excel et sur les Tableaux de bord. Voici des réponses rapides: Oui, XLGL fonctionne avec les Tableaux croisés dynamique, et Oui, XLGL peut produire des Tableaux de bord incroyables.

Parce que les tableaux de bord sont généralement très personnalisé, nous n’avons jamais inclut de modèle pour eux. XLGL 3.3 change cette décision. Nous avons inclu 2 nouveaux modèles basés sur des Tableaux croisés dynamiques et un tableau de bord complet démontrant une panoplie d’outils Excel avec lesquels XLGL fonctionne : formes, filtres automatiques, tables, Tableaux croisés dynamique, graphiques, …

Ces modèles peuvent être trouvés sous le menu/ruban XLGL, puis Modèles. Ils ont été conçu pour Excel 2007, mais peuvent aussi être utilisé avec des versions antérieurs dans la mesure où le pack de compatibilité de Microsoft Office est installé (disponible ici). Ils ont simplement meilleure allure dans Excel 2007.

Voici quelques images :

Nous n’ajouterons pas de nouveaux modèles avant XLGL 4.0. Si vous avez des requêtes spéciales, assurez-vous de nous les faire parvenir.

Pierre Alain

Devenez un fan maintenant!

Alors que nous travaillons sur la version 4.0, notre plus grosse mise-à-jour à date (disponible cet automne), nous avons cru bon de partager les améliorations suivantes immédiatement, sachant qu’elle aurait un impact important pour plusieurs personnes.

Alors, qui a-t-il de nouveau? De petites améliorations qui ferons, nous l’espérons, une importante différence. La première chose que vous remarquerez, si vous utilisez Excel 2007, est la nouvelle intégration au Ruban:

Vous avez toujours accès au menu XLGL sous Compléments, mais nous croyons que cette interface intégrée vous servira mieux.

La deuxième chose que vous avez peut-être remarqué sur l’image ci-haut est le boutons Modèles (aussi disponible dans le menu régulier). Tous les rapports auparavant sur notre site web sont maintenant disponible directement à partir de XLGL. Cliquez Modèles, choisissez votre rapport et cliquez OK. De plus, nous avons amélioré tous les rapports pour une apparence et un fonctionnement constant.

Finalement, nous avons remplacer le tutoriel par un Guide de démarrage qui couvre plus d’information et montre une meilleure diversité de ce qui peut être fait, sans aller dans les détails techniques. Nous espérons que les nouveaux utilisateurs apprécierons cet ajout.

Autrement, il y a quelques ajouts mineurs, comme le bouton Suggestion sur le Ruban pour faire une suggestion rapide, et quelques réparations mineures.

Dites-nous ce que vous en pensez. Y a-t-il autre chose que vous aimeriez voir ajouté?

Pierre Alain

La raison la plus probable est que votre usager n’a pas les Droits d’accès aux produits tiers.Par défaut, les usagers Simple Comptable n’ont pas les permissions pour accéder aux données de l’extérieur du programme. Ceci inclu sysadmin.

Pour assigner les Droits d’accès aux produits tiers:

1. Ouvrez votre compagnie dans Simple Comptable;
2. Allez à Configuration, Définir utilisateurs & rôles;
3. Entrez le mot de passe pour sysadmin et cliquez OK;
4. Sélectionnez l’usager dans la liste et cliquez Modifier;
5. Sous Droits d’accès aux produits tiers, cliquez Consultation seule ou Lecture/écriture;
6. Cliquez OK.

XLGL n’a besoin que d’accés en Lecture, mais si vous utilisez d’autres produits tiers, vous devrez peut-être assigner Lecture/écriture.

Le deuxième problème le plus rencontré à rapport au nom d’usager. Lors de l’ouverture de Simple Comptable, si vous avez un usager nommé Jean, il n’y a aucune différence que vous entriez Jean ou jean. Le nom d’usager n’est pas sensible à la casse. Toutefois, lorsque utilisé de l’extérieur de Simple Comptable, ceci n’est plus vrai. Si l’usager à été nommé Jean, vous devez utiliser Jean et non jean. Une bonne pratique est d’utiliser des lettres minuscule pour les noms d’usagers.

Ensuite, il y a la question du mot de passe. Assurez-vous d’utiliser le bon mot de passe. Même chose avec le nom du fichier. Il arrive que des utilisateurs fassent une copie de leur données, ou qu’ils changents le nom du fichier lorsqu’ils débutent une nouvelle années. Assurez-vous d’accéder au bon fichier.

Voici une petite liste de vérification pour terminer:

1. Assurez-vous que les données peuvent être ouverte dans Simple Comptable sur le même ordinateur où XLGL est utilisé;
2. Assurez-vous d’ouvrir le bon fichier;
3. Assurez-vous d’utiliser le bon nom d’usager;
4. Assurez-vous que l’usage a les Droits d’accès aux produits tiers;
5. Assurez-vous d’utiliser le bon mot de passe. En changeant votre mot de passe pour quelque chose de simple (comme 1), vous serez en mesure de diagnostiquer plus facilement votre problème de connexion.

Avez-vous fait face à une situation différente? S.V.P., partagez-la avec nous.

Pierre Alain

Nous voulong une liste de clients avec un montant à côté de chacun montrant combien d’argent nous avons reçu de leur part durant une période donnée. Pour cet exemple, nous allons supposer que nos dates de début et de fin de période son en B2 et B3.

Obtenir la liste de clients est très facile. Ouvrons la Console XLGL et allons à Clients et Liste de clients. Glissons et déposons le mot TOUS dans la cellule A5. Voici ce que nous avons:

Maintenant pour le vrai défi. Nous voulons savoir combien d’argent nous avons reçu de ces clients. L’argent que l’on reçoit va à la banque, alors utilisons notre fonction de GL pour obtenir le montant entré en banque pour chaque client.

Toujours avec la Console XLGL, nous allons à Géneral et Fonctions. Nous glissons et déposons Montant des transactions au GL pour une période dans la cellule B5 et complétons la fenêtre d’argument de fonction comme ceci:

Les paramètre sont:

• Accounts: 10600 >> Le numéro de GL de notre compte de banque. Nous aurions aussi pu mettre ce numéro dans un cellule et la référer.
• Beginning and End: les dates en B2 et B3 sur notre feuille.
• Customers: A5 >> Le premier client de notre liste.

Notez qu’il faut descendre dans la fenêtre pour voir le paramètre Customers, tel que montré sur la deuxième image ci-dessus.

Nous cliquons OK et copions notre formule à côté de chaque client.

Pour ceux qui aime les détails techniques, la bar de formula montre ce qui suit:

Changez les dates en B2 et B3 pour changer de période et regardez les montants se mettre à jour.

Vous pouvez faire un zoom avant sur un montant en cliquant dessus avec le bouton droit et en choisissant Zoom Avant.

Ceci n’est qu’un exemple de la flexibilité dispobnible avec XLGL. Voulez-vous en voir un autre? Dites-nous ce que vous voudriez voir.

Pierre Alain

La réponse rapide est:

• Recalculer mettra à jour toutes les formules dans le classeur, en s’assurant que les fonction XLGL retourne les données les plus récente de Simple Comptable;
• Rafraichir mettra à jour les listes XLGL, ajoutant/effaçant des lignes/colonnes au besoin, puis recalculera le tout.

Si on regarde l’exemple simple d’un bilan, Recalculer mettra à jour les soldes, alors que Rafraichir ajoutera les nouveaux comptes à la liste.

XLGL se base sur l’engin de calcul de Excel pour fournir flexibilité et interactivité tout en gardant votre rapport pleinement dynamique. Il y a deux risques avec cette approche que l’architecture de XLGL s’assure d’éviter.

Premièrement, les résultats pourraient venir très lentement comme chaque fonction agit comme une requête vers la base de données. Si une fonction prend 0,1 seconde pour se mettre à jour à cause de la vitesse du réseau, vous ne vous en rendrez pas compte pour une seule fonction, mais en copiant sur 100 cellules, la mise-à-jour prendra 10 secondes!

Deuxièmement, si la base de données est modifiée pendant la création du rapport, vous pourriez vous retrouver avec un rapport qui ne balance pas. Par exemple, imaginez créer la parti actif d’un bilan. Entretemps, une transaction est faite dans Simple Comptable qui affecte l’actif et le passif. Quand le rapport sera terminé, il ne balancera pas.

XLGL évite ces problèmes avec une architecture qui conserve une partie de la base de données dans un tampon de mémoire. Le bon coté est que seules les données nécessaires sont chargées en mémoire, résultant en un accès rapide et la garantie que le tout balancera. L’envers de la médaille est que les transactions très récentes ne seront pas disponibles. Ce processus est très similaire à celui utilisé par Google.

Alors, que faire pour obtenir les données les plus récentes de la base de données? C’est ici que Recalculer et Rafraichir entrent en jeu. L’utilisation des raccourcis de Excel pour recalculer (F9) retournera les mêmes résultats parce que les tampons de XLGL ne seront pas rafraichis. Par contre, Recalculer avec XLGL rafraichira ces tampons avant de tout recalculer le classeur, s’assurant du même coup que tout balance toujours.

Maintenant, des données comme le solde de comptes se présentent bien dans une cellule et nous pouvons profiter de l’engin de calcul de Excel pour les mettre à jour facilement. Toutefois, quand vient le temps d’énumérer des données, comme une liste de clients ou de transaction, il faut quelque chose d’autre. C’est pour cette raison que XLGL introduit les Listes, un objet similaire aux QueryTable de Excel, mais plus puissant et adapter à nos besoins.

Les listes XLGL, les QueryTables et les tableaux dynamiques de Excel ont tous quelque chose en commun. Ils altèrent la feuille de calcul en ajoutant/effaçant des lignes et des formats. Pour cette raison, la fonction de Rafraichir est gardée séparée des calculs.

Alors, que devriez-vous utiliser? La plupart du temps, Recalculer fera l’affaire. Rafraichir est nécessaire quand quand vous avez des données qui pourrait ajouter/effacer des lignes/colonnes de votre feuille de calcul.

Rafraichir à causer quelques problèmes à certaine personne qui ont perdu le format de leur classeur et ne comprenait pas pourquoi. Nous nous efforçons présentement de rendre ce processus plus accessible à tous. En attendant, rappelez-vous de Rafraichir peut altérer votre classeur. En cas d’incertitude, sauvegardez une copie et faites un test.

http://survey.constantcontact.com/survey/a07e2n7iy40g2ncsiwq/start

Lire les commentaires positifs est toujours un plaisir, mais obtenir votre opinion sur ce qui manque/est brisé/vous rend fou, est notre but réel; et nous en avons beaucoup reçu. J’aurais probablement besoin de plusieurs billets pour adresser les questions qui peuvent être adressées ici.

Quelques statistiques:

• 80% des répondants utilisent Simple Comptable 2008 et plus;
• 70% des répondants utilisent Excel 2007;
• 50% des répondants se considèrent débutant avec XLGL;
• 70% des répondants continueront à faire les mises-à-jour pour XLGL, mais désirent voir plus de nouvelles fonctionnalités.

Autres points clés:

• Facilité d’utilisation. Il y a 2 groupes clairement défini ici. Ceux qui trouvent que XLGL est très facile à utiliser et désirent plus de fonctionnalités, et ceux qui ont encore des difficultés à l’utiliser.
• Documentation. Incomplète, dispersée, difficile pour le nouvel utilisateur.
• Service à la clientèle. Au dessus de la moyenne. Merci.
• Plus, plus, plus. Plus de fonctionnalités, plus de modèle, plus de formation.

Quelques unes des suggestions sont mise en place en ce moment. D’autres viendront dans le courant de l’année 2010, faisant parti de la grosse mise-à-jour prévu pour XLGL. Quoique nous ajoutons de nouvelles fonctionnalités, nous travaillons aussi très dur pour rendre XLGL plus accessible à tous, peu importe le niveau d’expertise avec Excel.

Je lirai personnellement tous les formulaires de sondages et je contacterai même certain d’entre vous. En attendant, rappelez-vous que nous sommes toujours à l’écoute, alors envoyez-nous vos commentaires/suggestions.

Pierre Alain

En anglais:
http://survey.constantcontact.com/survey/a07e2n55ajzg2hoscu8/start

La première chose à savoir est que lors de l’achat de XLGL vous obtenez un numéro de série. Associé à ce numéro de série est une date d’expiration. Le numéro de série vous donne le droit d’utiliser toutes versions de XLGL produite avant date d’expiration. Il vous donne aussi accès au soutien technique jusqu’à la même date.

Une fois la date d’expiration atteinte, vous pouvez toujours utiliser XLGL. La seule chose qui change est que vous n’avez plus accès aux nouvelles version de XLGL.

Vous n’avez jamais à payer pour une mise-à-jour particulière de XLGL. Soit votre plan de mise-à-jour et de soutien technique est valide, soit il ne l’est pas. S’il l’est, vous pouvez télécharger et installer à volonté. Sinon, vous devez renouveler.

Au moment de cet écrit, le renouvellement est de 199$ pour une année d’accès aux mises-à-jour et au soutien technique. Ce prix est pour un numéro de série, indépendamment du nombre de licence installée associées avec lui. Que vous ayez une licence pour un ordinateur ou pour 5 ordinateurs, vous payez un maximum de 199$.

En parlant de licences installées, XLGL peut être installé sur un ordinateur plus soit un ordinateur à la maison, soit un ordinateur portable, pour un total de deux installations. Des licences additionnelles peuvent être achetées et associées au même numéro de série à un prix réduit (99$ présentement).

Après soit votre achat initial ou votre renouvellement, vous devez activer XLGL pour le synchroniser avec notre base de données d’activation. XLGL vous demandera peut-être pour activer ou vous devrez activer manuellement en passant par XLGL > À propos… et en cliquant le bouton Activer.

Y a-t-il d’autres questions sur les licences ou l’activation? S.V.P., laissez-le moi savoir.

Pierre Alain

Environ 50% des demandes de soutien peuvent être solutionnées en faisant une mise-à-jour de votre système. XLGL est lié à Excel et s’exécute sur Windows. Premièrement, assurez-vous d’utiliser des Logiciels originaux et installez les mises-à-jour les plus récentes ainsi que les Service Packs pour Windows et Excel.

Ensuite, bien sûr, avoir la version la plus récente de XLGL aide beaucoup. Nous l’améliorons constamment et produisons des mises-à-jour selon le besoin, gratuites pour tous ceux avec un abonnement valide au soutien technique. Ces mises-à-jour ajoutent de nouvelles fonctionnalités, mais résolvent aussi des bogues en plus de supporter les nouveautés dans Excel et Simple Comptable.

Vous pouvez voir la version de XLGL dans Excel, sous  XLGL > À propos… Vous pouvez aussi exécuter XLGL > Vérifier pour des mises-à-jour pour voir si une mise-à-jour est disponible et la télécharger.

Et si ça ne résous pas le problème? Quand XLGL génère une exception, vous pouvez nous envoyer le rapport d’erreur, avec vos commentaires. Ce processus est anonyme, alors si vous voulez être contacté, veuillez inclure votre courriel.

Utilisez XLGL Soutien Technique pour faire une requête de soutien technique. Des détails techniques seront inclus dans votre courriel tel que la version de XLGL et la version de Excel que vous utilisez et peuvent nous aider à résoudre le problème plus rapidement. Le courriel peux inclure des saisis d’écran, des chiffriers, une copie de sauvegarde de vos données Simple Comptable ou tout autre fichier que vous jugez nécessaire. Trop d’information est mieux que pas assez.

support@logicimtech.com est l’adresse courriel à utiliser si vous n’avez pas accès à XLGL pour une quelconque raison.

Le fichier d’aide inclus avec XLGL peut aussi vous aider à résoudre les problèmes, tout en vous enseignant de nouvelles choses sur XLGL.

Ce blogue ainsi que celui en anglais fournissent continuellement des informations à jour et des solutions pour XLGL.

Jetez un coup d’œil à Twitter (ici en anglais) pour les dernières nouvelles et alertes.

Allez à notre site web pour des exemples, des tutoriels et d’autres informations.

Ai-je oublié quelque chose?

Pierre Alain