Le blogue de XLGL

Très souvent, nous recevons des questions sur la différence entre Recalculer et Rafraichir dans le menu XLGL. Récemment, quelqu’un a demandé la différence entre les raccourci de Excel pour le recalcule (F9 et autre) et Recalculer de XLGL.

La réponse rapide est:

• Recalculer mettra à jour toutes les formules dans le classeur, en s’assurant que les fonction XLGL retourne les données les plus récente de Simple Comptable;
• Rafraichir mettra à jour les listes XLGL, ajoutant/effaçant des lignes/colonnes au besoin, puis recalculera le tout.

Si on regarde l’exemple simple d’un bilan, Recalculer mettra à jour les soldes, alors que Rafraichir ajoutera les nouveaux comptes à la liste.

XLGL se base sur l’engin de calcul de Excel pour fournir flexibilité et interactivité tout en gardant votre rapport pleinement dynamique. Il y a deux risques avec cette approche que l’architecture de XLGL s’assure d’éviter.

Premièrement, les résultats pourraient venir très lentement comme chaque fonction agit comme une requête vers la base de données. Si une fonction prend 0,1 seconde pour se mettre à jour à cause de la vitesse du réseau, vous ne vous en rendrez pas compte pour une seule fonction, mais en copiant sur 100 cellules, la mise-à-jour prendra 10 secondes!

Deuxièmement, si la base de données est modifiée pendant la création du rapport, vous pourriez vous retrouver avec un rapport qui ne balance pas. Par exemple, imaginez créer la parti actif d’un bilan. Entretemps, une transaction est faite dans Simple Comptable qui affecte l’actif et le passif. Quand le rapport sera terminé, il ne balancera pas.

XLGL évite ces problèmes avec une architecture qui conserve une partie de la base de données dans un tampon de mémoire. Le bon coté est que seules les données nécessaires sont chargées en mémoire, résultant en un accès rapide et la garantie que le tout balancera. L’envers de la médaille est que les transactions très récentes ne seront pas disponibles. Ce processus est très similaire à celui utilisé par Google.

Alors, que faire pour obtenir les données les plus récentes de la base de données? C’est ici que Recalculer et Rafraichir entrent en jeu. L’utilisation des raccourcis de Excel pour recalculer (F9) retournera les mêmes résultats parce que les tampons de XLGL ne seront pas rafraichis. Par contre, Recalculer avec XLGL rafraichira ces tampons avant de tout recalculer le classeur, s’assurant du même coup que tout balance toujours.

Maintenant, des données comme le solde de comptes se présentent bien dans une cellule et nous pouvons profiter de l’engin de calcul de Excel pour les mettre à jour facilement. Toutefois, quand vient le temps d’énumérer des données, comme une liste de clients ou de transaction, il faut quelque chose d’autre. C’est pour cette raison que XLGL introduit les Listes, un objet similaire aux QueryTable de Excel, mais plus puissant et adapter à nos besoins.

Les listes XLGL, les QueryTables et les tableaux dynamiques de Excel ont tous quelque chose en commun. Ils altèrent la feuille de calcul en ajoutant/effaçant des lignes et des formats. Pour cette raison, la fonction de Rafraichir est gardée séparée des calculs.

Alors, que devriez-vous utiliser? La plupart du temps, Recalculer fera l’affaire. Rafraichir est nécessaire quand quand vous avez des données qui pourrait ajouter/effacer des lignes/colonnes de votre feuille de calcul.

Rafraichir à causer quelques problèmes à certaine personne qui ont perdu le format de leur classeur et ne comprenait pas pourquoi. Nous nous efforçons présentement de rendre ce processus plus accessible à tous. En attendant, rappelez-vous de Rafraichir peut altérer votre classeur. En cas d’incertitude, sauvegardez une copie et faites un test.